מחיקה של רשומות בנטסוויט

רקע:

מחיקה של נתונים סטטיים ודינמיים היא דבר שכיח במערכות מידע ונעשה לרוב על ידי מנהל המערכת, אומנם במערכות מידע פיננסיות, הרשאה למחוק רשומות היא רגישה במיוחד מכיוון שלרוב בעת תיעוד הנתונים נוצרת גם רשומה בספרים החשבונאיים, דבר אשר משפיע לבסוף על הדוחות הכספיים.

כמו כן, בחלק מהמערכות מחיקה של רשומה גורמת לאי סדר ב ID הפנימי שהמערכת מחוללת ועל כן נוצר אי סדר במספרי הרשומות דבר אשר גם כן יכול להוות בעיה בעת ביקורת מערכות מידע.

סוגי רשומות בנטסוויט:

ניתן לחלק את מחיקת המידע לשתי קטגוריות מרכזיות:

1-מחיקת רשומות סטטיות, כגון: עובדים, ספקים, לקוחות.

2-מחיקת רשומות דינמיות, כגון: הזמנת רכש, הזמנת לקוח.

אז מה מומלץ?

ההמלצה היא לא למחוק אף פעם רשומה אלא להפוך אותה לInactive  או לסגור אותה או לבצע Void(בתלות בסוג התנועה), כך שבמצב זה הרשומה תהיה קיימת, אומנם היא תהיה מוסתרת מדוחו"ת וחיפושים.

איך עושים את זה:

-ברשומות סטטיות במערכת מתחת לטאב Information Systems ישנו צ'קבוקס : Inactive.

-ברשומות דינמיות ישנה אפשרות פשוט לסגור את ההזמנה(ראה מאמר נפרד בנטסוויט לכל רשומה) או לבצע Void.

להרחבה ניתן להסתכל בנטסוויט: Answer Id: 9077

אם אני חייב למחוק,מה לעשות?

במידה ואתה חייב למחוק, דרוש לבדוק מספר דברים לפני כן:
-האם הרשומה מקושרת לרשומות אחרות(במקרה זה צריך למחוק את הרשומות המקושרות מהמקור).
-מה טיב הקשר בין הרשומותץ
-לאיזה תקופה שייכת הרשומה(לתקופה סגורה ישנה בעיה למחוק אלא אם יש הרשאה מתאימה ואפ התקופה נעולה אז דרוש לפתוח את התקופה).

בהנחה שבדקנו את כל ההשפעות ואנחנו יכולים להמשיך בתהליך ניתן למחוק את הרשומה(ראה מאמר נפרד של נטסוויט איך מוחקים כל רשומה).

חשוב! לא לתת הרשאה של מחיקת רשומה(לרוב במידה ונתתם לעובד הרשאה של Full הוא יוכל למחוק את הרשומה שאליה נתתם לו את ההרשאה)לעובדים רגילים אלא אך ורק למנהלי מערכת ולבצע פעולה זו אך ורק במקרים מאוד מסויימים.

*ישנו רעיון ב Suite ideas לאפשר יכולת להפריד בין הרשאת עריכה ומחיקה - 293910.

*מומלץ להוסיף פיצ'ר שמחייב רשימת סיבה למחיקת הרשומה : להרחבה ניתן להסתכל במאמר בנטסוויט בשם: Recording a Reason for Deleting a Transaction.

איך אני מוצא ומשחזר רשומה שמחקתי?

ישנם שתי דרכים:

1-      ניתן לראות פרטים כלליים על הרשומה שמחקתי אבל לא לשחזר אותה(שיחזור דורש התערבות של נטסוויט ותשלום נפרד).

Transactions-> Management ->View Audit Trail -> define the query settings (under Action enter 

delete)-> Submit

*לא ניתן לקסטם את הדף הזה, לכן המידע המוצג הוא כל המידע שחשוף בפני מנהל המערכת והמשתמשים.

2-      ניתן לחפש רשומות שנמחקו בדרך נוספת, אומנם דרך זו חושפת אך ורק את הרשומות שנמחקו, כמו כן יש בה פחות מידע כללי על הרשומה שנמחקה מדרך הראשונה.                                 היתרון בה היא, שהיא חושפת את כל סוגי הרשומות שנמחקו ולא רק את אובייקטים, למשל קבצים שנמחקו.

Reports > New Search > Deleted Record

להרחבה ראה בנטסוויט : Answer Id: 39224

ישנו רעיון ב Suite ideas לאפשר יכולת לשחזר רשומות שנמחקו – 258645 ו 107682.

*עכב הבעיה שציינו בהתחלה שע"י מחיקת רשומה המערכת מדלגת על המספור והרשומה הבאה שתיווצר תדלג מספר, ניתן לראות לוג של כל המספרים שנוצרו ושנמחקו במערכת:

Transactions > Management > Transaction Numbering Audit Log 

במקום זה ניתן גם לראות מי יצר את הרשומה ולא רק מי מחק אותה(מה שלא רואים ב Audit Trail).

מחיקה של מספר רשומות:

אם ברצוננו למחוק מספר רשומות, אזי ניתן לבצע זאת, להרחבה ניתן לעיין בתשובת נטסוויט: Answer Id: 26816

גם במקרה זה, לא מומלץ לעשות שימוש במחיקה של מספר רשומות ביחד עכב הרגישות הגבוהה של הפעולה.

מחיקה של העלאת נתונים מרובים דרך Import CSV Records:

בנטסוויט לא ניתן להחזיר לאחור ולבצע מחיקה של נתונים מרובים שהועלו דרך CSV.

אומנם ניתן לבצע מחיקה של נתונים מרובים בדרך הרגילה או לבצע דריסה של הנתונים דרך ה Import CSV Records נוסף.

להרחבה ניתן להסתכל בנטסוויט:  Answer Id: 9932