התראה בעת פתיחת רשומות על ידי היוזרים

רקע:

מנהל המערכת או איש הכספים רוצים לדעת האם נפתחת רשומה מסויימת במערכת על ידי משתמש אחר כדי לנטר ולראות שהרשומה הוכנסה כמו שצריך.

*רלוונטי בעיקר ברשומות רגישות שיש לעוד אנשים גישה ליצור אותם.

פתרון:

1.      בנייה של זרימת עבודה סביב תהליך אישור הרשומה.

או

2.      שליחת אימייל ליוזר מסויים בעת עדכון/שינוי של הרשומה.

בעיה:

·         בפתרון הראשון ישנה מורכבות ודרושה תחזוקה של זרימת העבודה

·         הפתרון השני, יותר קל ליישום אומנם הוא יותר מוגבל מבחינת יכולות ההתראה ולא מכפיף את יצירת הרשומה לאישור.

*בחלק מהאובייקטים לא ניתן לקנפג התראת אימייל לחיפוש במידה ויש שינוי/עדכון (בניגוד לדוחות שמאפשרים אופציה כזאתי בכל דוח) למשל : בטבלת החשבונות במערכת-COA.

פתרון:

באובייקטים שניתן לקסטם(למשל: Location, Department, Vendor וכדומה)

Go to the list of records -> Click on ‘Edit View’ or ‘Customize View’ -> more options -> email tab -> configure it as you wish -> Save.

להרחבה על קינפוג אימיילים בחיפושים, ראה תשובת נטסוויט: Answer Id: 8483

במידה ולא ניתן לקסטם את האובייקט עצמו(כמו בטבלת החשבונות - COA) ניתן ליצור דרך Saved Search את השדות הרלוונטים ולקפנג את הפונקציונליות של שליחת אימייל.

Reports - > Saved Searches -> All Saved Search -> New -> Account -> Add the relevant fields -> configure the email -> Save.

*ניתן להגביל את הדוח (ובהתאם את התראת האימייל) רק למצב בו נוצרה רשומה על ידי אנשים מסויימים (או, שלא על ידי אנשים מסויימים).

למשל על ידי : Set by  או Created by.

חשוב! התראות האימייל הם על כל שדות החיפוש והאפשרות לשלוח אימייל רק בעת שינוי/עדכון רשומה קיימת רק לטרנזקציות(Bill, PO, Invoice וכדומה) אך לא לאובייקטים אחרים כגון: Location, Account וכדומה.