בניית דשבורד לניהול תאריכי סיום חוזים בנטסוויט

רקע:

לקוחות רבים אשר מנהלים תהליכי רכש בתוך נטסוויט מעוניינים לנטר ולעקוב אחר סיום הזמנות רכש ותאריכי חוזה על מנת לחדשם בזמן.

ישנם פתרונות אוטומטיים אומנם ניתן יחסית בקלות כחלק מהפונקציונליות של המערכת לספק פתרון אינטואיטיבי, מהיר ונוח.

שלב 1:

הוספה של שני שדות מסוג תאריך בחלק העליון של ה PO: אחד תחילת חוזה והשני סוף חוזה.

שלב 2:

בנייה של דוח(Saved Search) עם פרטי הזמנות כגון: שם ספק, מספר טרנזקציה, שם המבקש והמאשר ההזמנה, סכום, הערות ותחילת וסוף חוזה.

על גבי חיפוש זה ניתן לבנות תחת טאב ‘Highlighting’  הצגה של רשומות מסוימות בצבעים שונים על פי חוקיות קבועה מראש.

גיבוי נתונים לנטסוויט

רקע

נטסוויט, כמו כל מערכת מידע, מכילה מידע רב ורגיש אשר קריטי לתפקוד השוטף של החברה.

במידה וישנה בעיה במידע  ובנתונים, כגון השחתה, מחיקה, נפילה של שרת בסיס נתונים או של האפליקציה לאורך זמן, נדרש להפעיל תהליך של המשכיות עסקית הכולל בין היתר גיבוי של הנתונים ושחזור שלהם על מנת לחזור לשגרה ולפעילות בהקדם האפשרי.

אומנם גם פגיעה מקומית של מספר רשומות יכולה להפריע לעסק ונרצה לעיתים לשחזר או לבדוק מה היו הנתונים לפני השינוי.

נטסוויט עצמה מגבה את הנתונים באופן קבוע במספר מקומות ומאפשרת שיחזור נתונים במידת הצורך)ראה לינק זה). אומנם תהליך זה הוא מורכב ולא פשוט לביצוע ויכול להיות שיגרור אובדן מידע ויקח זמן כמו גם ידרוש עלות נוספת(אלא אם כן זה אשמת נטסוויט).

לכן, מומלץ לגבות את הנתונים בעצמך במקום ואופן נוסף על מנת "לא להפיל" את כל האחריות על נטסוויט.

פתרונות אפשריים:

פתקיות דביקות  Sticky note-

רקע:

משתמשים אשר מעוניינים לרשום הערות על רשומות מסויימות בנטסוויט על מנת להעיר את תשומת ליבם של משתמשים אחרים או לתזכר את עצמם לגבי נקודות שכדאי וחשוב לדעת לגבי אותה הרשומה יכולים להשתמש  ב User Notes תחת Communication טאב או בשדה Comment של נטסוויט(או שדה מקוסטם אחר).

חיסרון במצב הקיים:

·         ההערות לא נמצאות בהכרח במקום בולט וברור, בעיקר אם משתמשים אחרים נכנסים לאותה הרשומה ולא מודעים מראש לאותה הערה.

·         לא ניתן לסווג את חשיבות ההערה

·         לא ניתן להעיר על אותה ההערה

·         לא נשלחים התרעות על הערות

·         לא ניתן לחשוף הערות בפני משתמשים מסויימים בלבד.

לוקליזציה באמריקה הלטינית

רקע:

באמריקה הלטינית ישנם לא מעט דרישות רגולציה מורכבות וייחודיות שאין להן מענה מלא בתוך נטסוויט.

למשל: דוחות מס, ניכוי מס במקור ייחודי, חשבונית אלקטרונית, ספר ראשי (COA) שונה.

ישנם שני ספקים אשר מספקים תמיכה בלוקליציה באותן מדינות כמו ניתן להיעזר בפירמות מקומיות על לענות על חלק מהצרכים הללו.

1-      LatamReady

משרד: מיאמי

אתר: https://www.latamready.com/

לוקליזציה: רוב מדינות אמריקה הלטינית.

2-      Netsoft

משרד: מקסיקו

אתר: https://netsoft.com/contactanos/

לוקליזציה: מקסיקו וקולומביה.

3- 3ksys

משרד: ארגנטינה

אתר: https://3ksys.com.ar/

לוקליזציה: אין

4- Oxygen Systems Brazilian Hub

משרד: ברזיל

אתר:http://oxygen.systems/
קישור לחנות של נטסוויט:  http://suiteapp.com/Oxygen-Systems-Brazilian-Hub 

לוקליזציה: ברזיל

 ניהול שיעורי מס בארצות הברית וקנדה

רקע:

בארצות הברית ובקנדה וגם במדינות נוספות ישנה דרישה לנהל מס בצורה מורכבת לפי המיקום הגיאוגרפי, לפי סוג המוצר או השירות הנמכרים ועוד פרמטרים.

דרישה זו לא נתמכת באופן מלא על ידי נטסוויט אלא על ידי אפליקציות חיצוניות(יש מנוע SuiteTax בנטסוויט אבל הוא לא מספק את כל הדרישות ודרוש לבחון אותו לאור הדרישות המסויימות של החברה)

פתרון:

בשוק ישנם מספר פתרונות, שמתוכם חלק מוטמעים באופן מלא בתוך נטסוויט עצמה כבנדל מוסמך(Suiteapp).

נקודות מרכזיות לבחינה בהטמעת אפליקציה/בנדל חדש לנטסוויט

רקע:

בעת יישום בנדל/אפליקציה(SuiteApp) חדשה בתוך נטסוויט ישנם מורכבויות אשר מחויב לקחת בחשבון על מנת שהתהליך יעבור בצורה חלקה, לא כולם רלוונטיים לכל סוגי הלקוחות אומנם רובם דומים.

נקודות מרכזיות:

• האם הבנדל מאושר על ידי נטסוויט(ניתן לבדוק בחנות האפליקציות של נטסוויט או ליצור קשר עם המנהל חשבון שלכם)

• מה הפונקציונליות שהבנדל מכיל ומה מתוך סך הפונקציונליות שהבנדל מספק אני צריך.

אלו מרכיבים מוספים למערכת(UI ו לוגיקה עסקית) כתוצאה מהתקנת הבנדל:

למשל: שדות, רולים, מסכים, סקריפטים.

חשוב להבין מה מתוסף על מנת לא להיות מופתע מרשומות חדשות במערכת.

בנדל Navigation Portlet

בנדל זה הוא שיפור של הפורטלט הקיים של קיצורי הדרך(Shortcuts) המאפשר יצירת קיצורי דרך למקומות חיוניים במערכת ומחוצה לה בתוך מסך הבית.

לדעתי, בנדל זה הוא מאוד שימושי ומסייע למשתמש הקצה ולאדמין להוסיף קישורים למקומות שונים בתוך המערכת שחשובים לו כגון דוחות, מסכי קינפוג, למערכות אחרות שקשורות לעבודה עם נטסוויט או מסמכים כדי לא לבזבז זמן מיותר על חיפוש ולצאת מתוך מקום אחד.