עבודת האדמין(מנהל המערכת) בנטסוויט

מה בדרך כלל עושה אדמין בנטסוויט?

·         הקמת עובדים חדשים.

·         פתיחת יוזרים(עובד עם גישה למערכת).

·         איפוס סיסמאות(במידה ויוזר שכח את הסיסמה ואת שאלות האבטחה).

הוספת Role לקובץ השינויים

רקע:

במידה ומנהל המערכת או המשתמשים רצו לראות מי ביצע איזה שינוי בקובץ שינויים (System Information/System Notes) תחת אובייקט מסויים או טרנזקציה, הם היו יכולים לראות אך ורק איזה משתמש שינה, אומנם הם לא יכלו לראות תחת איזהRole  הוא עשה את השינוי במערכת.

במידה ויש לאותו משתמש מספר רולים, יהיה מורכב לזהות מאיזה רול הוא ביצע את הפעולה(ניתן לשאול אותו במידה והוא זוכר).

בגירסת 2017.1 התווספה היכולת להוסיף לקובץ השינויים את ה Role של מי שביצע את הפעולה.

תמיכה בנטסוויט

רקע:

כל חברה אשר רוכשת מערכת, זקוקה לחבילת תמיכה אשר מאפשרת יכולת לתקשר עם החברה המפתחת של המוצר על מנת לדווח על באגים, בעיות או לבקש עזרה.

תמיכה בנטסוויט:

נטסוויט מגיעה עם חבילת תמיכה בסיסית אשר כוללת כניסה ל SuiteAnswers portal - פורטל התמיכה של נטסוויט אשר מכיל תשובות, סרטונים וחומרי הדרכה אודות עניינים שונים בנטסוויטׁ(ישנה אפשרות להיחשף לחלק מהחומרים גם ללא חיבור לנטסוויט בלינק הזה - https://docs.oracle.com/cloud/latest/netsuitecs_gs/docs.htm).

ויכולת לפתוח Cases אודות באגים ונפילות במערכת.

על פי ההצהרה הרשמית של נטסוויט, מוספים בערך 500 מאמרים לרבעון ל SuiteAnswers.

שחזור סיסמא

במידה ויוזר שכח את הסיסמה שלו, הוא יכול להשתמש במנגנון שחזור סיסמה(Reset Password)אשר בדף הלוגין של נטסוויט.

אומנם מנגנון זה ייאלץ אותו להכניס בנוסף תשובות לשאלות אבטחה.

במידה והוא לא יודע את התשובות לשאלות האבטחה הוא ייאלץ לבקש מאדמין המערכת לסייע לו ואם גם האדמין לא יכול אז צריך לפתוח קייס לנטסוויט.

תהליך שחזור הסיסמה דרך נטסוויט:

כחלק ממנגנון אבטחת המידע של נטסוויט הם יתקשרו למי שפתח את הקייס על מנת לבדוק שהוא אכן ביקש זאת -> ישלחו לו מייל(Authentication code) על מנת לוודא שהוא אכן היוזר -> התומך הטכני יבקש אישור מהמנהל שלו(במידה והוא לא המנהל, מכיוון שלא לכל התומכים יש הרשאות לבצע שחזור סיסמה) - >יישלח לך סיסמה זמנית חדשה שדרכה תוכל להכניס סיסמה קבועה ותשובות לשאלות אבטחה.

מנהל המערכת, יכול לקנפג מספר פרמטרים שילקחו בחשבון כחלק מניהול הסיסמאות בארגון(Set Up -> Company -> General Preferences).
למשל:

•  מה מידת חוזקה של הסיסמה הנדרשת על מנת להיכנס למערכת.
•  כמה זמן יכול להימשך סשן של נטסוויט עד אשר המשתמש ייאלץ להזין שוב סיסמה.
•  כל כמה זמן המשתמש צריך להזין סיסמה חדשה.

מחיקת תקציב מהמערכת

רקע:

חברות רוצות לטעון את התקציב שלהם למערכת על מנת לצפות בו בתוך המערכת ולנטר את  Budget VS. Actual.

עדכון מטבע בהזמנת ספק –  PO

בעיה:

לאחר שמירת ה PO לא ניתן לשנות את המטבע של ההזמנה.

ממשק שערי חליפין מט"ח לנטסוויט

רקע:

כל חברה שעובדת עם מטבעות שונים צריכה לעדכן את שערי החליפין של מטבעות החוץ(מט"ח)שהיא משתמשת בהם על מנת לנהל את המערכת בשערי המטבע המעודכנים כדי שהמערכת תדע לתרגם את הפעילות העסקית למטבע המערכת.
הגידול המתמיד במודעות הארגונים לצורך בכלי ניהול מתקדמים יותר ומדויקים יותר, הביאו להכרה שדרוש כלי עזר לניהול התפעולי והפיננסי של הארגון אשר עוזר למנוע טעויות אנוש ומשפר את אמצעי הבקרה על הארגון. לכן מומלץ להשתמש בכלי לעדכון אוטומטי של שערי מטבע ישירות מטבלת שערים רשמית ולא לטעון שערי מטבע באופן ידני.

התראה בעת פתיחת רשומות על ידי היוזרים

רקע:

מנהל המערכת או איש הכספים רוצים לדעת האם נפתחת רשומה מסויימת במערכת על ידי משתמש אחר כדי לנטר ולראות שהרשומה הוכנסה כמו שצריך.

*רלוונטי בעיקר ברשומות רגישות שיש לעוד אנשים גישה ליצור אותם.

רשימת לוקליזציות של נטסוויט

לוקליזציה היא בעצם סט של פונקציונליות אשר מאפשרת למערכת להתנהל מבחינה פיננסית באותה מדינה בהתאם לדרישות הרגולטוריות של אותה מדינה.

נטסוויט מפרסמת רשימה של מדינות בהם יש למערכת לוקליזציה:

http://www.exploreconsulting.com/wp-content/uploads/2015/04/netsuite-oneworld-compliance.pdf