פתיחת יוזר בנטסוויט: הצעות ייעול

לפני שפותחים יוזר חדש בנטסוויט, קודם כל מומלץ לראות האם יש לנו מספיק רישיונות, על מנת לחסוך את הכנסת הפרטים והאיבוד שלהם)למרות שזה לוקח רק דקה-שתיים) כתוצאה ממחסור ברישיונות.

איך בודקים כמה יוזרים יש ברישיון?

Set Up -> Company -> View Billing Information

תחת הטאב Billable Components, אתם תראו שורה שנקראת Full Access User

יש שם שתי עמודות:

1-      CURRENT PROVISIONED QTY- מספר היוזרים שיש לי ברישיון.

2-      CURRENT USED QTY –מספר היוזרים שבפועל אני צורך.

מה עושים עכשיו?

אם מספר היוזרים ברישיון גדול ממספר היוזרים המנוצל, אפשר להמשיך וליצור יוזר חדש, אבל אם לא, אז מומלץ להוציא רשימה של היוזרים הפעילים ולראות האם ניתן להסיר אחד מהם ואם לא, נדרש לפנות לנטסוויט על מנת לרכוש יוזרים נוספים.
*מומלץ לעיין במאמר בבלוג זה 'דוחות שימוש בנטסוויט' שמסביר כיצד ניתן לראות דוח שימוש של משתמשים במערכת על מנת לבדוק אם יש יוזר שלא פעיל כל כך וניתן להוריד לו את הרישיון.

איך מוציאים רשימה של יוזרים פעילים:

תנווט ל List->Employees->Employees

אם השדה LOGIN ACCESS מופיע ברשימת העמודות, מה טוב. אם לא, לחץ על Customize View-> תחת Results תוסיף את השדה הזה -> שמור -> הוצא לאקסל -> פלטר באקסל על פי השדה LOGIN ACCESS=Yes

שליחת פרטי כניסה למערכת ליוזר חדש:

נטסוויט מאפשרת שימוש בכפתור שנקרא  SEND NOTIFICATION EMAIL

כפתור זה שולח מייל אוטומטי ליוזר החדש על מנת להודיע לו שנוצר לו יוזר חדש במערכת :

המייל יראה משהו כזה:

Welcome to [Some Text]! …. has created a user account for you. Please contact your Administrator to obtain your password as we cannot e-mail this to you for security reasons. We recommend that you change your password after you log in for the first time.
Your login e-mail	Name@domain.com
Administrator's e-mail address	Mail@mail.com
For any questions about your account, please contact your Administrator.

אומנם ההמלצה היא לא להשתמש בו(אלא אם כן אתם משתמשים ב SSO) מכיוון שהוא לא שולח את פרטי הסיסמה וזה יכול להיות מבלבל, כיוון שהמשתמש לא יבין למה חסרה הסיסמה באימייל, לכן כדאי לא לסמן את הכפתור הזה ולשלוח בנפרד את כל הפרטים כולל הלינק לכניסה למערכת, שם משתמש(אימייל) וסיסמה.

כמובן שמומלץ בעת היצירה לסמן את הצ'קבוקס REQUIRE PASSWORD CHANGE ON NEXT LOGIN לצורך אבטחת מידע ושמירה על פרטיות הסיסמה.