הערות באובייקטים ללא הרשאת עריכה

רקע:

באובייקטים מסויימים נרצה לאפשר הכנסת הערות על ידי המשתמשים, אומנם לא נרצה שהיוזר יוכל לערוך את האובייקט עצמו.

למשל: הכנסת הערה בהזמנת רכש(PO), לאדם שלא מוסמך לערוך את ההזמנה.

שינוי חברה אצל עובד

רקע:

לעיתים נדרש לשנות את החברה(Subsidiary) של העובד(Employee) מכמה סיבות, בעיקר:

·         הכנסנו בטעות חברה לא נכונה.

·         העובד עשה רילוקיישן לחברה אחרת בתוך הקבוצה וכדומה.

הסרת חברה לא פעילה מדוחות

רקע:

לעיתים ישנם חברות(Subsidiaries) אשר מפורקות או לא רלוונטיות יותר למערכת הכספים ואני רוצה שהטרנזקציות שלהם לא יופיעו בדוחות הכספיים.

Replacing admin User in NetSuite

Background:

Sometimes we have a new main System Administrator user in the company and you want to replace it with the old one Administrator.

דוח חשבוניות והזמנות

רקע:

במסגרת עבודת כספים שוטפת, נדרש לעיתים להוציא דוחות שונים אשר מספקים חיתוכי מידע רלוונטים.

אחד החיתוכים אשר רלוונטים לעבודה של מנהלי חשבונות ספקים ואנשי תקציב הוא חיתוך של חשבוניות(Bills) ביחס להזמנות רכש(PO).

דוח כזה אינו קיים OOTB בנטסוויט אך ניתן לייצרו יחסית בקלות.

מיזוג תפקידים (Merge Roles)

רקע:

רול(תפקיד), הוא סט של הרשאות אשר מיועד לרוב לתפקיד מסויים בחברה ומאפשר הקצאה של סט ההרשאות אוטומטי מבלי ליצור מחדש סט הרשאות עבור תפקידים דומים.

נטסוויט במובייל

רקע:

כמו לכל אפליקציית Desktop מכובדת גם לנטסוויט יש אפליקציית מובייל אשר מאפשרת לגשת לנטסוויט ממכשירים מבוססים מערכות הפעלה מסוג iOS  או Android בזמן אמת ומכל מקום דרך הנייד.
בעולם הנוכחי דבר זה הוא הכרחי, לאור העובדה שעובדים רבים לא נמצאים כל הזמן במשרד אבל נדרשים לצפות במידע ולאשר נתונים במערכת.

שינוי מטבע חברה בנטסוויט

רקע:

לעיתים נדרש לשנות מטבע חברה(Base Currency/Functional Currency) במערכת, מכיוון שהוחלט לנהל את החברה במטבע שונה מהמטבע בו הוא הוקם.

חברות בנטסוויט – סקירה

ישנם שלושה סוגי חברות (Subsidiaries או בשפת נטסוויט Legal Entity) שניתן להקים בנטסוויט:

שגיאת ג'אווה סקריפט – JS בנטסוויט

רקע:

מערכת נטסוויט הינה מערכת ענן, על כן אופי חלק מהתקלות והבעיות בה שונה במידה מסויימת מהתקלות במערכות לוקליות(On-premises).

מחיקה של רשומות בנטסוויט

רקע:

מחיקה של נתונים סטטיים ודינמיים היא דבר שכיח במערכות מידע ונעשה לרוב על ידי מנהל המערכת, אומנם במערכות מידע פיננסיות, הרשאה למחוק רשומות היא רגישה במיוחד מכיוון שלרוב בעת תיעוד הנתונים נוצרת גם רשומה בספרים החשבונאיים, דבר אשר משפיע לבסוף על הדוחות הכספיים.

כמו כן, בחלק מהמערכות מחיקה של רשומה גורמת לאי סדר ב ID הפנימי שהמערכת מחוללת ועל כן נוצר אי סדר במספרי הרשומות דבר אשר גם כן יכול להוות בעיה בעת ביקורת מערכות מידע.

הצעת רעיונות לנטסוויט לשיפור המערכת - Suite Ideas

רקע:

כמעט בכל מערכת היום ישנה אפשרות  של העלאת רעיונות לשיפור המערכת על ידי לקוחות, צפייה בהם, דירוג שלהם וכדומה, על מנת לאפשר ללקוח להיות חלק מתהליך עיצוב המערכת ולתת לו הרגשת אכפתיות ושירותיות.

הגבלה של כניסה לנטסוויט דרך IP

רקע:

במערכות ענן, התשתית יושבת אצל הספק ולכן נושא אבטחת המידע הוא קריטי שכן התוכנה, בסיס הנתונים וכל הקונפיגורציה והלוגיקה העסקית יושבת אצל הספק והתוכנה זמינה מכל מקום דרך האינטרנט ועל כן ישנה סכנה גדולה יותר של פריצה למערכת ושימוש לא ראוי בנתונים הרגישים.

חברות ענן משקיעות משאבים רבים בנושא אבטחת המידע ואימות המשתמשים.

צפייה בלוגים של Web Service

רקע:

חברות רבות משתמשות ב Web Service  על מנת לבצע אינטגרציה בין מערכות אחרות לנטסוויט.
למשל בין מערכת ה CRM לנטסוויט, על מנת לקשר נתוני לקוח ולעדכן אותם במערכת ה ERP.

על מנת שנוכל לנתח את קריאות ה Web Service , אנו נרצה לצפות בנתוני לוג של הקריאות כדי לוודא שהקריאה אכן נשלחה כמו שצריך ושהפעולה בוצעה.

שידרוג גירסה בנטסוויט

רקע:

כל חברת תוכנה מוציאה אחת לכמה זמן גירסה חדשה לתוכנה.

בחברות ענן כמו נטסוויט השדרוג מתבצע באופן אוטומטי על ידי נטסוויט ללא התערבות הלקוח. אומנם מומלץ לבצע בדיקות מסויימות, בפרט באזורים רגישים או אזורים שפותחו במיוחד עבורכם כדי לבדוק שהמערכת בגרסתה החדשה עובדת תקין.

כמעט תמיד ישנם דברים מסויימים שלא עובדים כמו שצריך, אומנם לא תמיד קל לגלותם עכב מספר רב של בדיקות שצריך לעשות ומחסור במשאבים(זמן, אנשים).

שדרוג גירסה בנטסוויט:

נטסוויט עובדת במתכונת דו שנתית של שדרוג גירסה, לרוב גירסה אחת תשודרג במרץ/אפריל ושנייה באוגוסט.

שמות הגרסאות הם עקביים: NetSuite Version [Year].[Number of version in the current year]

למשל : נטסוויט 2019.2 מצביע על הגירסה השנייה בשנת 2019.

מה כוללת הגירסה:

הגירסא מכילה בעיקר תיקוני באגים, פונקציונליות חדשה ושינויים במערכת.

חלק מהשינויים שנטסוויט מכניסה הם כתוצאה מהצעות של לקוחות וחלקם הם חלק ממפת דרכים(Road map) כוללת של רצון לשפר או לשנות אזורים מסויימים במערכת.

בכל גירסא ישנם אזורים שמטופלים יותר מאחרים בהתאם לסדרי עדיפויות של נטסוויט ולטרנדים בעולם הענן והמחשבים.

* לפעמים ישנם שינויים ושיפורים שנכנסים שלא במסגרת הגירסה הרשמית אלא במשך השנה ועל כך מקבלים הודעה מנטסוויט מראש.

איך אני יודע באיזה גירסת נטסוויט אני?

אם נכנסים לנטסוויט -> דף הבית, ניתן לראות זאת בתחתית המסך.

האם יש לי אפשרות לדחות את שדרוג הגירסה?

זה תלוי בסוג החשבון שלך, אם יש לך חשבון רגיל אז לרוב לא תוכל מכיוון שאתה יושב על סביבה עם עוד לקוחות(מה שנקרא בעולם הענן Multi-tenant) כיוון שזה יגרור שינוי לכולם.

אומנם אם יש לך חשבון פירמיום וסיבה מוצדקת או שיש לך שרת ייחודי אז יש יותר סיכוי שיסכימו לדחות אבל צריך לברר את זה עם המנהל חשבון בנטסוויט.

מי אמור לבדוק את הגירסא?

ההמלצה היא שמנהל המערכת מצוות המערכות מידע יהיה המוקד לניהול הגירסא החדשה והוא יעבוד עם האנשים הרלוונטים במחלקת הכספים או במחלקות האחרות.

התהליך המומלץ הוא:

לאחר קבלת הההודעה הראשונית על שדרוג הגירסה:

1.      קריאת ה Release Notes של הגירסה החדשה וצפייה בסרטונים שנטסוויט מספקת.

2.      סימון נקודות עיקריות וחשובות בתיקון באגים ובפיצ'רים חדשים.

3.      חלוקה של הנושאים על פי הצוותים הרלוונטים בחברה.

4.      ישיבה עם כל צוות על הנקודות הרלוונטיות אליו והחלטה האם אנחנו מעוניינים בהמשך טיפול בזה.

5.      בירור מעמיק יותר על כל באג ופיצ'ר וקביעת לוח זמנים להטמעה(קונפיגורציה והדרכה לצוותים הרלוונטים).

*במידה והבאג או הפיצ'ר לא מובן עד הסוף למנהל המערכת, מומלץ להתייעץ עם יועץ נטסוויט על מנת להבין במה מדובר ומה ההשפעה של הדבר.

6.      במקביל דרוש לתכנן מערך בדיקות בסביבת הבטא - Relase Preview(עדיף לפחות כחודש לפני השדרוג) על מנת לוודא שאין Downgrade  בשדרוג הגירסה ולפתוח קייס לנטסוויט או לנטקלאוד מבעוד מועד אם כן(ראו מאמר נטסוויט 39122, לגבי מה ניתן לבדוק).

לקוחות פרימיום יכולים לבחור לשדרג גירסה לתוך סביבת הסנדבוקס מוקדם יותר ולבדוק שם.

*לעיתים ישנם שיפורים אשר כלפי חברה אחרת יכולים להוותDowngrade  וחשוב להתייחס לכך ולהיערך בהתאם.

בסרטון הזה ישנה סקירה מקיפה של של שדרוג גירסה של נטסוויט - https://netsuite.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/44580

נטסוויט Status Page

רקע:

לחברות ענן בשלות יש לרוב אתר אינטרנט נפרד אשר מציג את הסטטוס של הסביבות(התשתית- השרתים) שעליהם מאוחסנים הלקוחות)בעיקר סביבות ה Multitenant).

האתר לרוב מראה, האם הסביבה למעלה(Uptime), למטה(System Down), תחת תחזוקה(Maintenance) או תחת בעיות ביצועים(Performance).

דבר זה מקובל, מכיוון שבעולם ה SaaS , במצב בו התשתית יושבת אצל הספק, כלי הניטור נמצאים אצלו וללקוח אין יכולת לדעת נתונים אלו בצורה מדויקת מלבד לקבל אותם מהספק.

ולכן חברות רבות כדוגמת Amazon, Salesforce וגם נטסוויט הקימו אתר שכזה שמראה את הסטטוס הנוכחי של הסביבה ועוד פרטים רלוונטים.

אתר זה ניתן למצוא בכתובת: https://status.netsuite.com/

חידוש חוזים בנטסוויט

רקע:

חברות רבות עובדות במודל של חוזה מתחדש מול הלקוח.

זאת אומרת, על פי כללים קבועים מראש החוזה הנוכחי מתחדש ונוצר חוזה חדש לתקופה העוקבת.

לאחר שנוצר חוזה שכזה, ניתן לחייב את הלקוח ולהוציא לו חשבונית מתוך ההזמנה שנוצרה.

איך אני רואה טפסים בנטסוויט

רקע:

כל אובייקט במערכת בנוי מטופס(מסך)אשר מהווה את השלד של אותו האובייקט ומכיל את השדות המופיעים בו והסדר שלהם, הטאבים, כפתורים ועוד.

תזמון דוחות בנטסוויט

רקע:

לעיתים נדרשים לשלוח דוחו"ת למשתמשים בזמנים קבועים ובאופן אוטומטי מהמערכת וזאת על מנת:

-להפחית מהעובד את הנטל של להיכנס למערכת, לחפש את הדוח ולהוציא אותו.

-לאפשר לעובדים שאין להם גישה למערכת(שהרי כל יוזר עולה כסף)לראות נתונים מהמערכת.

-לתזכר את העובד לפעולה על ידי דו"ח שנשלח לאימייל.

סוגי משתמשים בנטסוויט(במודול ה ERP)

נטסוויט מבססת את מודל היוזרים שלה על יוזרים שמיים(Named Users).

נטסוויט לא מאפשרת להשתמש ביוזר אחד למספר אנשים בו זמנית(אומנם יש רעיון לדבר כזה ב SuiteIdeas - 92891).
מה שכן ניתן הוא  שכמה אנשים ישתמשו באותו היוזר בזמנים שונים אבל אם הם נכנסים באותו הזמן, המערכת תפלוט אחד מהם החוצה מהמערכת(דבר זה אינו מומלץ גם מכיוון שהוא מקשה על מעקב אחר יומן אירועים(לוג)).

איחוד של עובדים בנטסוויט

רקע:

לעיתים ישנם עובדים שהוקמו יותר מפעם אחת(בטעות או שלא) ועל כן ישנו צורך לאחדם כפי שניתן לעשות באובייקטים אחרים במערכת (למשל: לקוחות).

פרטים על השימוש שלי במערכת ביחס לרישיונות ותאריך סיום החוזה

רקע:

על מנת לאפשר למנהל המערכת ניהול תקין של המערכת ובקרה על החוזה מול נטסוויט, ניתן לראות פרטים על הרישיון במערכת ואת כמות הניצול של הרישיונות.

איך רואים מה משתמש אחר בנטסוויט רואה -  Proxy another User

רקע:

בניהול מערכת מקובל שישנה אפשרות למנהל המערכת לראות מה משתמש אחר רואה במערכת על מנת להבין האם ההרשאות שניתנו לו אכן מספקות ולבדוק תלונות של משתמשים על מחסור בהרשאות וחוסר גישה למקומות מסויימים.

כמו כן ישנם תהליכים שתלויים אך רק ביוזר עצמו, כמו למשל: זרימת עבודה שמתבססת על אישור של יוזר מסויים.

שליחת אימיילים מסביבת הבדיקות(סנדבוקס)

רקע:

הסנדבוקס היא סביבה אשר מיועדת ברובה לבדיקות לפני יישום של פיתוחים ושינויים בסביבת הייצור.

העתקה של סביבת הפרודקשן לסביבת הסנדבוקס

נטסוויט מאפשרת כחלק ממסגרת של החוזה להעתיק(לרפרש) את סביבת הפרודקשן לסביבת הסנדבוקס(בדיקות) על מנת שסביבת הסנדבוקס תהיה מעודכנת והבדיקות בה יהיו כמה שיותר תואמות לסביבת הייצור.

אומנם ישנו מספר מוגבל של פעמים שניתן לעשות את זה ומומלץ להשתמש בזה בתבונה.

כמו כן מומלץ לנקוט בצעדים הבאים לפני ביצוע ההעתקה:

פתיחת יוזר בנטסוויט: הצעות ייעול

לפני שפותחים יוזר חדש בנטסוויט, קודם כל מומלץ לראות האם יש לנו מספיק רישיונות, על מנת לחסוך את הכנסת הפרטים והאיבוד שלהם)למרות שזה לוקח רק דקה-שתיים) כתוצאה ממחסור ברישיונות.

רשומה כפולה בנטסוויט

רקע:

נטסוויט בברית המחדל לא מאפשרת ליצור רשומות כפולות, קרי רשומה עם אותו מספר.

למשל: 2 חשבוניות עם אותו מספר(המערכת ממספרת אותם תחת השדה עם ה ID- tranid).

דוח שערי חליפין לא מציג את השדה Effective Date שמוציאים דוח לאקסל

לא ניתן להיכנס לצ'קים - Can’t access checks

תיאור הבעיה:

יוזר מנסה להיכנס לראות צ'קים במערכת דרך :

Transactions -> Bank-> Write Checks -> List והוא מקבל את השגיאה הבאה: